Endurskoðun samninga Rangárþings ytra og Ásahrepps

Nú eru liðin ríflega 12 ár frá því að þrjú sveitarfélög af fjórum í vestanverðri Rangárvallasýslu sameinuðust í sveitarfélagið Rangárþing ytra. Hið nána samstarf sem áður var hefur haldið áfram milli Rangárþings ytra og Ásahrepps með margvíslegum samningum. Í slíku samstarfi er mikilvægt að meta með ákveðnu millibili hvernig til hefur tekist og hvort eitthvað megi betur fara. Á þessum tímapunkti hafa því sveitarstjórnir Rangárþings ytra og Ásahrepps ákveðið að taka til endurskoðunar öll samstarfsverkefni sveitarfélaganna. Flestir samstarfssamningar milli Rangárþings ytra og Ásahrepps eru frá því um sameiningu eða fyrir þann tíma og mikilvægt að taka þá til endurskoðunar í ljósi reynslunnar. Markmið þessarar endurskoðunar er að meta árangur og gera þetta samstarf skýrara og árangursríkara. Eins er markmiðið að greina hvort færi séu til að efla og auka samstarfið enn frekar báðum aðilum til hagsbóta.



Lagt er til að hvor sveitarstjórn skipi þrjá menn í sérstaka viðræðunefnd sem fari yfir alla samstarfsfleti og komi fram með tillögur að endurnýjuðum samstarfssamningi. Stefna ber að því að tillögur liggi fyrir ekki síðar en 1. mars 2015.

Farið var yfir þá samninga sem eru í gildi milli sveitarfélaganna. Um er að ræða eftirtalið:



1.1. Samþykkt fyrir menningarmiðstöð á Laugalandi og samþykkt fyrir rekstur sameiginlegra stofnana og eigna Rangárþings ytra og Ásahrepps á Laugalandi.

Hér vantar að finna eldri skjöl frá stofnun skólans. Fá þarf sameiginlega endurskoðendur sveitarfélaganna (KPMG) í greiningarvinnu. ÁS falið að hafa samband við KPMG.



1.2 Samningur um tilhögun stjórnsýslu Holtamannaafréttar.

Hér virðast vera möguleikar til að einfalda hlutina, fjallskilanefnd og sú nefnd sem tilgreind er í þessu plaggi gætu verið ein og sama nefndin þannig að þegar fjallskilamál eru til umfjöllunar þá kæmu fleiri til skjalanna.



1.3 Samningur vegna Dvalarheimilis á Lundi.

Kanna þarf með skjöl hjá forstöðumanni Lundar, hvort séu til einhver nýrri gögn en frá 1974. ÁS falið að hafa samband við forstöðumann.



1.4 Samþykktir fyrir Byggðasamlagið Húsakynni.

Þarf að ákveða með framtíð, fara ofan í fjárhag o.þ.h. skerpa á því hvaða eignir og hverskonar eigi að vera í eigu félagsins. Eignarhlutur sveitarfélaganna er í hlutfalli við íbúafjölda.



1.5 Stofnsamningur um sameiginlegan rekstur vatnsveitu: Tiltölulega nýyfirfarinn samningur, frá 2006. Hins vegar er komið að verulegu átaki í viðhaldi á vatnsveitunni sem huga þarf að. Viðhaldsáætlun þarf að vinna og eins að huga að mælavæðingu.



1.6 Gámastöð við Landvegamót.

Hér er ekki að finna sérstaka samþykkt svo vitað sé.

Farið yfir rekstur þeirra verkefna sem snúa að Eignaumsjón.

Rætt við Sigurjón Bjarnason skólastjóra grunnskólans og Sigrúnu B. Benediktsdóttur leikskólastjóra. Farið yfir ýmiss rekstrarmálefni.

Farið var yfir rekstur á Lundi. Fyrir liggur að endurskoða þarf samþykkir fyrir Lund þar sem breytingar hafa orðið frá því starfsemin hófst. Stjórn Lundar mun fjalla um samþykktirnar og koma tillögu að endurskoðuðum samþykktum til viðræðunefndarinnar sem fyrst.

IPG og GE fóru yfir rekstur Húsakynna bs. Þær eignir sem boðnar hafa verið til sölu að undanförnu hafa selst. Rætt um kosti og galla þess að færa fleiri eignir inn í byggðasamlagið. Jafnfram þyrfti að meta hvernig uppgjör liti út ef byggðasamlaginu yrði slitið. Talið frekar líklegt að einhver afgangur yrði. Mikilvægt að skoða þetta í samráði við KPMG.

Málin rædd áfram

Farið var yfir gögn um jörðina Nefsholt II og land Laugalandsskóla. Ljóst er að Laugalandsskóli á 3 ha. lands úr landi Nefsholts II sem er að öðru leyti í eigu Rangárþings ytra.

Rætt um mögulega kosti í því að ráða verkefnisstjóra að áfanga 2. Verður áfram unnið fram að næsta fundi sem áætlaður er þann 5 maí n.k.

Til fundarins kom Daníel Gunnarsson ráðgjafi. Rætt um vinnulag og kostnað við áfanga 2. Sameiginlegt mat er að gera megi ráð fyrir að kostnaður geti orðið nálægt 1 m kr + vsk miðað við verktakasamning.



Ákveðið að sveitarstjórar boði sveitarstjórnir til samráðsfundar strax að íbúafundi loknum kl. 14:00 á laugardag 9. maí. Þar verði farið yfir stöðu verkefnisins og næstu skref.

Samráðsnefnd lýsir yfir ánægju með opinn íbúafund og ágæta umræðu sem þar fór fram.



Daníel Gunnarsson ráðgjafi skýrði frá sínum sjónarmiðum um áfanga II í verkefninu. Hann er tilbúinn að vinna að verkinu sem verkefnisstjóri út júnímánuð og vinna verkið eins langt og hægt er. Áætlaður kostnaður er 1. milljón króna auk virðisaukaskatts.



Tillaga samráðsnefndar er að ráða Daníel Gunnarsson sem verkefnisstjóra til júníloka og til að vinna með viðræðunefndinni.



Samþykkt samhljóða.

DG mætti til fundar og greindi frá sínu starfi fram til þessa. Hann hefur einbeitt sér að skólamálum og málefnum íþróttamiðstöðva þessa fyrstu daga. Hann hefur átt samræður við forstöðufólk viðkomandi stofnana. Mikilvægt er að leggja línur varðandi forgangsröðun verkefna og hvernig eigi að standa að áframhaldandi greiningu. Nauðsynlegt er að samráðsnefndin hittist og fari yfir stöðu mála og ná þar niðurstöðu um verklag. ÁS/NJ falið að kanna hvort hægt sé að koma á slíkum fundi kl 13:00 þann 10/6 n.k. DG mun mæta á fund fræðslunefndar í vikunni og greina stuttlega frá vinnunni en á þeim fundi á m.a. að ræða skólastefnu.

1.1 Endurskoðun samstarfssamninga sveitarfélaganna.

Daníel Gunnarsson (DG) ráðgjafi og verkefnastjóri í áfanga II sat fundinn undir þessum lið. Hann fór yfir þá vinnu sem hann hefur unnið fram að þessu og kynnti nokkra minnispunkta sína. Hann hefur fyrst og fremst hugað að samstarfi í fræðslumálunum fram til þessa en einnig unnið í málefnum Hjúkrunarheimilisins Lundar.



DG greindi frá því að hann hafi rætt við skólastjórnendur og sveitarstjórnarfólk um þá möguleika sem bent er á í Áfangaskýrslu I, bæði um leiðandi sveitarfélag og mismunandi útfærslur á byggðasamlagi. Fram kom í máli DG að leiðandi sveitarfélag þykir almennt ekki kostur. Ljóst er að hugmyndin um eitt byggðasamlag um fræðslu-, íþrótta- og menningarstarf gengur lengst hugmynda um slíkt rekstrarform. Tillaga DG á fundinum var að það form yrði greint ítarlega og áhersla lögð á að fá fram þau tækifæri og hindranir sem gætu fylgt slíkri leið.



Tillagan borin upp og samþykkt með 10 atkvæðum (YKJ og MHG sátu hjá)





1.2 Samvinna um fjarskiptamál

Guðmundur Daníelsson ráðgjafi sveitarfélaganna beggja í ljósleiðaramálum sat fundinn undir þessum lið. GD skýrði út þá samlegðarmöguleika sem felast í samstarfi sveitarfélaganna í þessum málum.



Fyrir liggja útfærðar tillögur í 8 liðum um samstarf til framtíðar milli Rangárþings ytra og Ásahrepps þar sem leitað er hagkvæmustu lausna við bætt fjarskipti í sveitarfélögunum báðum. Tillaga um að sveitarfélögin gangi til samninga um slíka útfærslu og sveitarstjórum falið að ganga frá slíku samkomulagi í samráði við ráðgjafa og lögfræðinga sveitarfélaganna.



Samþykkt samhljóða

DG fór yfir stöðu mála í verkefninu. Hann hefur fyrst og fremst unnið í fræðslumálum, málefnum Lundar og Holtamannaafréttar. Fundir hafa verið haldnir með fræðslunefnd Rangárþings ytra og Ásahrepps, lögfræðingum Sambands Íslenskra Sveitarfélaga, stjórnendum skólanna og sveitarstjórnarfólki. Alls hefur verkefnastjóri skráð liðlega 60 tíma á verkefnið fram til þessa.

Lagður var fram listi með þeim þjónustusamningum sem ganga þarf frá milli sveitarfélaganna um einstök verkefni. Sveitarstjórar munu vinna tillögur að þessum samningum og leggja fyrir næsta fund. Í framhaldi yrðu tillögurnar kynntar fyrir stjórnum viðkomandi byggðasamlaga.



Samþykkt að óska eftir fundi í samráðsnefnd þriðjudaginn 1. september kl. 17:00.

Kynning og umræður fóru fram í vikunni í stjórn Lundar og í fræðslunefnd. Drög að samþykktum fyrir byggðasamlög um Lund og fræðslumál fengu góðar viðtökur á báðum stöðum.



Farið var yfir tímaplön næstu skrefa í verkefninu.



Tillaga að næstu skrefum:



Í september þarf að vinna með endurskoðun samþykkta fyrir Vatnsveitu Ásahrepps og Rangárþings ytra bs og Húsakynni bs og hitta stjórnir þeirra. Í september þarf einnig að halda kynningu fyrir starfsfólki viðkomandi stofnana.



Í október þarf að gera ráð fyrir íbúafundum í báðum sveitarfélögum með kynningum á öllum verkefnum.



Í október þarf síðan að boða til fundar í samráðsnefnd Rangárþings ytra og Ásahrepps þar sem endurskoðaðir og nýir samningar eru teknir til afgreiðslu.



Í nóvember kemur málið síðan fyrir sitthvora sveitarstjórnina til staðfestingar og afgreiðslu. Jafnframt þarf að undirbúa uppfærslu á samþykktum sveitarfélaganna sem kæmu til fyrri og seinni umræðu samhliða fjárhasáætlunum næsta árs í nóvember og desember.



Lokaskrefið er síðan í desember með formlegri undirritun samninga.



Viðræðunefnd óskar eftir því að fá áframhaldandi umboð til næstu áramóta.

Unnið í samþykktum byggðasamlaga um Vatnsveitu og Fræðslumál.

Unnið í samþykktum Byggðasamlaga um Lund og Fræðslumál sem nú eru mjög langt komnar.

Unnið í endurskoðun á samþykktum fyrir Húsakynni bs. Jafnframt farið yfir texta þjónustusamninga.



Öll skjöl eru nú komin á það form að næsta skref er yfirlestur lögfræðings og verður óskað eftir aðstoð Sesselju Árnadóttur við þau verk. Jafnframt hefur verið óskað eftir því við Auðunn Guðmundsson endurskoðanda að yfirfara kostnaðarskiptingu og gera tillögur að endanlegri útfærslu í þeim efnum.



Boðað hefur verið til kynningarfunda með starfsfólki allra fjögurra skólanna síðar í dag. Fulltrúar í viðræðunefnd munu mæta til þeirra funda ásamt Reyni Daníel Gunnarssyni verkefnisstjóra.



Boðað verður til næsta fundar í nefndinni þegar skjöl hafa borist úr yfirlestri.

Farið var í gegnum þau atriði sem útaf standa hvað varðar texta um samþykktir byggðasamlaganna nú eftir að Sesselja Árnadóttir lögfræðingur hefur lesið þá yfir. Sveitarstjórum falið að ganga frá tillögum um texta byggðasamlaganna og rammasamkomulags í samræmi við umræður á fundinum.



Ákveðið að leggja til að haldinn verði sameiginlegur íbúafundur á laugardaginn kemur þann 31. október í Menningarhúsinu á Hellu.

Kynntar voru tillögur að endurskoðuðum samþykktum fyrir byggðasamlögin Húsakynni bs og Vatnsveitu Rangárþings ytra og Ásahrepps bs og tillaga um samþykktir fyrir Odda bs. Einnig var kynnt rammasamkomulag sveitarfélaganna.



Samþykkt samhljóða að kynna tillögurnar á sameiginlegum íbúafundi í Menningarhúsinu á Hellu þann 31. október n.k. kl. 10:00-11:30.

Íbúafundur var haldinn þann 31. október s.l. þar sem kynntar voru tillögur að Rammasamkomulagi um samstarf sveitarfélaganna, endurskoðuðum samþykktum Húsakynna bs og Vatnsveitu Rangárþings ytra og Ásahrepps bs og samþykktir fyrir nýtt byggðasamlag Odda bs. Ágætlega var mætt á íbúafund og góðar umræður. Samráðsnefnd telur að texti fyrir Rammasamkomulag og samþykktir fyrir byggðasamlögin sé nú tilbúinn fyrir fyrri umræðu í sveitarstjórnum. Vinna þarf meira í þjónustusamningum sem fylgja sem viðaukar þannig að þeir geti komið til afgreiðslu samhliða fyrrgreindum tillögum á fundi sveitarstjórna í desember n.k.

Tillögur að rammasamkomulagi og samþykktir fyrir Odda bs. lagðar fram til fyrri umræðu. Tillögur að endurskoðuðum samþykktum fyrir Vatnsveitu Rangárþings ytra og Ásahrepps bs og Húsakynni bs lagðar fram og vísað til afgreiðslu á aukaaðalfundi í viðkomandi byggðasamlagi.



Rammasamkomulagið og samþykktirnar fyrir öll þrjú byggðasamlögin verða síðan tekin til síðari umræðu á fundi sveitarstjórnar þann 9. desember n.k.



Samþykkt samhljóða





Tillaga Á-lista:

Fulltrúar Á-lista leggja til að sveitastjóra verði falið að afla upplýsinga um útreikninga á mismunandi útfærslum deilda og uppgjöri milli sveitarfélaganna Rangárþins ytra og Ásahrepps vegna fyrirhugaðs byggðarsamlags um fræðslumál, Odda bs., og leggja fyrir næsta reglulega fund byggðarráðs.



Greinagerð:



Þar sem um verulega breytingu á rekstrarformi fræðslumála í Rangárþingi ytra yrði að ræða, telja fulltrúar Á-lista gríðarlega mikilvægt að fyrir liggi nákvæmur útreikningur á kostnaðarskiptingu milli sveitarfélagsins og Ásahrepps áður en ákveðið er að ganga til samninga um þennan málaflokk.



Yngvi Karl Jónsson

Margrét Harpa Guðsteinsdóttir

Sigdís Oddsdóttir



Tillagan borin upp og samþykkt samhljóða

Farið yfir drög að þjónustusamningum og skoðaðar mismunandi útgáfur af skiptingu rekstrarkostnaðar í fræðslumálum. Ákveðið að skoðað málið áfram á næsta fundi.

Farið var yfir gögn um þjónustukostnað við byggðasamlög sem liggja fyrir í tillögum. Jafnframt farið yfir mismunandi útfærslur á kostnaðarskiptingu fyrir Odda bs. Klöru Viðarsdóttur og Auðunni Guðjónssyni falið að vinna frekar í gögnum fyrir næsta fund viðræðunefndar sem áætlaður er 27.11 n.k.

Farið yfir kostnaðartölur vegna byggðasamlaga og gengið frá tillögum að lokaútgáfu hvað texta varðar í öllum skjölum sem lögð verða fyrir samráðsnefnd.

Unnið var í lokaútfærslu á kostnaðartölum fyrir þjónustusamninga og komist að niðurstöðu um tillögur.

8.1 Þjónustusamningur milli Ásahrepps og Rangárþings ytra



Tillaga er um að sveitarstjórn samþykki fyrir sitt leyti fyrirliggjandi þjónustusamning.



Samþykkt samhljóða





8.2 Þjónustusamningur milli Húsakynna bs og Rangárþings ytra



Tillaga er um að sveitarstjórn samþykki fyrir sitt leyti fyrirliggjandi þjónustusamning.



Samþykkt samhljóða





8.3 Þjónustusamningur milli Vatnsveitu Rangárþings ytra og Ásahrepps bs og Rangárþings ytra



Tillaga er um að sveitarstjórn samþykki fyrir sitt leyti fyrirliggjandi þjónustusamning



Samþykkt samhljóða





8.4 Þjónustusamningur milli Odda bs og Rangárþings ytra



Tillaga er um að sveitarstjórn samþykki fyrir sitt leyti fyrirliggjandi þjónustusamning



Samþykkt samhljóða